El renting de impresoras no es una compra diferida: es un servicio en el que usted paga por usar el equipo, y el proveedor responde por todo lo demás. Mantenimiento, tóner, repuestos, soporte técnico cuando algo falla. El equipo sigue siendo del proveedor; usted lo opera sin tener que administrarlo.
Para muchas empresas, eso cambia radicalmente cómo se ve el gasto en impresión. En vez de desembolsar varios millones por un equipo, comprar consumibles por su cuenta y llamar a un técnico cada vez que hay un problema, el modelo se convierte en una cuota mensual fija que cubre todo eso junto y lo mejor: sin sorpresas al final del mes.
Antes de firmar cualquier contrato, vale la pena entender qué cubre ese modelo, qué no cubre por defecto, y en qué puntos los contratos varían entre proveedores.
La diferencia entre renting y alquiler puntual
En Colombia los dos términos se usan indistintamente en el mercado, pero no son lo mismo.
El renting es un contrato de mediano o largo plazo, generalmente entre uno y cinco años, para cubrir la operación continua de los equipos. El proveedor instala el equipo, lo mantiene en funcionamiento y repone los consumibles. Al terminar el contrato, el equipo se devuelve. Es el modelo que usan las empresas que imprimen volúmenes regulares mes a mes y quieren un gasto predecible.
El alquiler puntual, por su parte, cubre necesidades temporales: un congreso, un proceso de licitación, un pico de producción de dos semanas. El contrato dura días o meses, el costo por mes es más alto, y no incluye necesariamente todos los servicios de soporte.
Si su empresa imprime de forma continua y quiere delegar la gestión de los equipos, el renting es el modelo que corresponde. Para consultar opciones de equipos específicos, puede revisar nuestra página de alquiler de impresoras multifuncionales.
Qué incluye (y qué no incluye) un contrato de renting
Un contrato bien estructurado debe cubrir, sin costo adicional: el equipo instalado y configurado, el mantenimiento preventivo periódico, las reparaciones correctivas cuando se presenta una falla, los repuestos que se requieran, y el tóner o cartucho de reposición. Eso es el mínimo.
Lo que no entra por defecto en la mayoría de los contratos es el papel. Tampoco los daños causados por mal uso del equipo, ni actualizaciones de firmware o software que el fabricante libere durante el contrato si el proveedor no las incluye explícitamente.
Hay dos puntos donde los contratos varían entre proveedor y proveedor, y que vale la pena revisar antes de firmar. El primero es la disposición de residuos de tóner: los cartuchos usados son residuos de manejo especial en Colombia, y no todos los proveedores se hacen cargo de eso. En Toner Depot, la disposición correcta de cartuchos y tóners está regulada y contamos con RUA para ello, lo que libera al cliente de ese proceso y del riesgo regulatorio. El segundo punto es el precio: para entender qué define el costo de un contrato, puede revisar este artículo sobre qué define el precio de un contrato de alquiler.
Cómo saber si el volumen de su empresa justifica el renting
No hay un umbral universal, pero hay variables concretas que le permiten evaluarlo.
El primero es el volumen mensual de impresión. Si su empresa imprime menos de 300 páginas al mes, el renting probablemente no sea la opción más rentable: el costo fijo del contrato no se distribuye bien en ese volumen. Por encima de 500 páginas mensuales, la ecuación empieza a cambiar.
El segundo es la frecuencia de fallas. Si los equipos que tiene hoy paran la operación con regularidad o el servicio técnico tarda más de un día en responder, el costo real del mantenimiento ya es alto aunque no lo esté midiendo como tal.
El tercero es la carga administrativa. Gestionar consumibles, coordinar técnicos, hacer seguimiento a garantías: todo eso tiene un costo en tiempo. El renting lo elimina.
Para hacer la comparación completa entre tener equipos propios y pasar a un modelo de servicio, puede revisar el artículo sobre alquiler vs. compra de impresora para empresas. Si después de esa lectura quiere evaluar el modelo para su empresa, el servicio de alquiler de impresoras para empresas de Toner Depot ofrece contratos desde Neiva con cobertura nacional.
Situaciones no contempladas en el contrato (ocasionalmente)
Hay tres situaciones que los contratos de renting suelen omitir o redactar de forma vaga, y que tienen consecuencias reales para el cliente.
La primera es qué pasa cuando la misma falla se repite. Si un equipo presenta el mismo problema dos o tres veces en un período corto, algunos contratos solo cubren la reparación sin ofrecer ninguna garantía de que no vuelva a ocurrir. En Toner Depot, si la misma falla persiste en tres intervenciones consecutivas, el equipo se cambia por uno de iguales o mejores características sin costo adicional. Eso no es estándar en el mercado, y conviene preguntarlo directamente antes de firmar.
La segunda es la condición de salida. Los contratos de largo plazo suelen tener cláusulas de penalización si el cliente decide terminar antes del plazo pactado. El contrato de Toner Depot incluye una cláusula de salida con un mes de preaviso, sin penalización por el tiempo restante. Si su empresa cambia de tamaño, de sede o de necesidades, no queda atrapada en un compromiso que ya no tiene sentido.
La tercera es el tiempo real de respuesta. «Soporte técnico incluido» no dice nada sobre cuándo llega el técnico. En Toner Depot, el tiempo de respuesta técnica es de menos de cuatro horas, y ese es un compromiso operativo, no una promesa de marketing.
Preguntas frecuenets sobre el renting
Sí. Al clasificarse como gasto operativo (OPEX) y no como activo fijo, el canon mensual del renting es deducible del impuesto de renta bajo el artículo 107 del Estatuto Tributario colombiano. Eso también significa que no afecta los índices de endeudamiento de la empresa ante entidades financieras. Si quiere confirmar el tratamiento contable específico para su organización, consulte con su contador o asesor tributario, ya que los detalles varían según el tipo de persona jurídica y el régimen tributario.
El renting le entrega el equipo para que su empresa lo opere. El outsourcing de impresión va más allá: el proveedor asume la gestión completa del entorno de impresión, incluyendo control de consumos por usuario, reportes de uso, y en algunos casos, una persona asignada en sitio. El outsourcing aplica cuando el volumen de impresión es alto y el cliente quiere cero gestión interna. El renting aplica cuando se quiere el equipo disponible sin los gastos de mantenimiento y consumibles.
Depende del proveedor y de cómo esté redactado el contrato. Los contratos bien estructurados incluyen una cláusula de escalabilidad que permite agregar equipos si la empresa crece o reducirlos si el volumen baja. Antes de firmar, pregunte explícitamente si esto está contemplado y en qué condiciones aplica.
Si quiere revisar si el renting de impresoras tiene sentido para la operación de su empresa, escríbanos por WhatsApp al +57 316 4986217 o llame al +57 321 9178112. Le respondemos el mismo día y le armamos una propuesta con los números reales de su caso.
