El gasto mensual en impresión de una empresa se mueve con dos números: las páginas que imprime y la cantidad de equipos que las imprimen. Por eso no existe una cifra que sirva para todas. Una oficina de diez personas con una sola impresora láser y una clínica con seis multifuncionales repartidas en tres pisos pueden tener la misma nómina y gastar montos muy distintos cada mes.
Ese gasto casi nunca aparece junto en las cuentas, porque sale por varias vías que nadie suma: la factura de consumibles, las resmas, la caja menor y el técnico. Con los registros de un año y los contadores de cada impresora, cualquier persona de administración arma la cifra sin software ni consultoría. Después puede compararla con otras opciones, como el alquiler de impresoras para empresas, donde el equipo y el servicio quedan incluidos en una mensualidad fija.
Qué hace que dos empresas del mismo tamaño gasten distinto en impresión
El número de empleados dice poco sobre el gasto de impresión. La cifra la mueven cinco variables de la operación, y cada una deja huella en un lugar distinto de las cuentas.
| Variable | Qué la dispara | Dónde se nota |
|---|---|---|
| Volumen de páginas | Facturas, historias clínicas, guías o informes que se imprimen por norma o por costumbre | Compras de papel y tóner cada vez más seguidas |
| Proporción de color | Impresoras configuradas en color por defecto | Cartuchos de color que se agotan antes que el negro |
| Número de equipos | Una impresora por oficina en lugar de un equipo compartido por área | Varios modelos de tóner distintos guardados en bodega |
| Edad de los equipos | Años de uso y piezas desgastadas | Visitas técnicas y repuestos con más frecuencia |
| Quién atiende las fallas | El área de sistemas o un empleado sin formación en impresoras | Horas de trabajo que no figuran en ninguna factura |
La variable que menos se ve es el número de equipos. Cada modelo usa su propio tóner y sus propios repuestos, y la empresa termina comprando pequeñas cantidades para cada uno, sin el precio de un pedido grande, porque cinco impresoras de marcas distintas son cinco listas de compras.
¿Por qué la cuenta de un mes no dice cuánto gasta su empresa?
Un solo mes da una cifra engañosa porque las compras de impresión no llegan parejas. La empresa compra tóner cuando se acaba, y cada cuánto se acaba depende del volumen de su oficina y del tipo de consumible. La diferencia entre tóner y cartucho de tinta pesa en esa cuenta, porque el tóner rinde más páginas por unidad. El mes con tres cartuchos comprados parece carísimo, y los dos meses siguientes parecen casi gratis.
Las reparaciones tampoco siguen un calendario. Una falla del fusor cae en cualquier mes y dispara el gasto de ese periodo, aunque el equipo lleve un año sin problemas. El tóner de reserva guardado en bodega se paga en un mes y se gasta en los siguientes.
La cifra útil es la del año completo dividida entre doce.
Cómo sacar la cifra anual de su empresa con papeles que ya tiene
La cifra anual sale de cruzar lo que la empresa pagó en doce meses con lo que imprimió en ese mismo periodo.
- Pida a contabilidad las facturas de tóner, cartuchos y repuestos de los últimos doce meses, agrupadas por proveedor. Si hubo varios proveedores, sume las facturas de todos.
- Sume las compras de papel del mismo periodo. Suelen ir en la cuenta de papelería junto con esferos y carpetas, y hay que separarlas.
- Revise la caja menor. Ahí terminan el cartucho comprado de urgencia un viernes en la tarde y el técnico que alguien pagó en efectivo.
- Agregue las facturas de mantenimiento y reparación. Si los equipos son propios, sume la depreciación anual que registra contabilidad.
- Lea el contador de páginas de cada equipo. Si no tiene la lectura de hace un año, anote la de hoy, repítala en treinta días y multiplique la diferencia por doce.
Con esos datos puede llenar esta tabla.
| Rubro | Dónde buscarlo | Total del año |
|---|---|---|
| Tóner, cartuchos y repuestos | Facturas de proveedores | |
| Papel | Cuenta de papelería | |
| Compras de urgencia | Caja menor | |
| Mantenimiento y reparaciones | Facturas de servicio técnico | |
| Equipos propios | Depreciación en contabilidad | |
| Total |
Ese total dividido entre doce es su gasto mensual. Si lo divide entre las páginas del año, obtiene el costo por página, que es el número que sirve para comparar proveedores y decidir por dónde reducir los costos de impresión de su empresa.
El gasto que no aparece en ninguna factura
Las facturas no muestran lo que la empresa pierde con un equipo parado ni las horas de quien lo atiende. Cuando la impresora de facturación se detiene, el área deja de despachar hasta que alguien la arregle, y ese alguien casi siempre es el ingeniero de sistemas o la persona de administración que «sabe de computadores».
En la experiencia de Toner Depot, las impresoras fallan más en hardware que los computadores, y la mayoría de ingenieros de sistemas no tiene el conocimiento ni la disposición para repararlas. Cada hora que ese ingeniero pasa sacando papel atascado es una hora menos para la red y los servidores. Ese costo no entra en la tabla anterior, pero pesa al decidir quién opera las impresoras.
¿Cómo se ve ese mismo gasto con una mensualidad fija?
Con una mensualidad fija, usted sabe cuánto va a pagar por imprimir antes de que empiece el mes. La mensualidad trae un número de páginas incluidas, igual que los minutos de un plan de celular. Toner Depot cobra aparte las páginas que pasen de ese número, a un costo por página acordado, y el mes que su empresa imprima menos no paga penalidad.
En el modelo de Toner Depot, la mensualidad cubre el equipo instalado en red, el tóner y los consumibles, el mantenimiento preventivo y el servicio técnico. Usted pone el papel. Cuánto cuesta alquilar una impresora depende del volumen de páginas y del tipo de equipo, y el valor queda acordado antes de instalar.
Para comparar, ponga la cifra mensual de su tabla al lado de una cotización para el mismo volumen, con su gasto completo, incluidas las compras de urgencia y las reparaciones. Después revise qué hay detrás de la mensualidad. Toner Depot atiende las fallas en menos de cuatro horas y revisa cada mes todos los equipos en campo. Cada equipo tiene su hoja de vida en un software predictivo, y si la misma falla se repite tres veces, Toner Depot lo cambia por uno de iguales o mejores características. Y si el modelo no le sirve, usted termina el contrato con un mes de preaviso.
Dudas al poner cifra al gasto de impresión
Los porcentajes que circulan en internet vienen de mediciones de otros países, con otros precios y otros proveedores, y no aplican a una empresa colombiana. Una firma de abogados que imprime expedientes y una agencia que trabaja en digital pueden facturar lo mismo y gastar montos muy distintos en impresión. La única cifra confiable es la suya, calculada con las facturas de un año y los contadores de sus equipos.
Cada impresora láser y cada multifuncional lleva un contador de páginas. Lo encuentra en el panel del equipo, dentro del menú de información o de contadores, o en la página de configuración, que el mismo equipo imprime al pedirla en ese menú. Anote la cifra hoy y repita la lectura en treinta días. La diferencia es el volumen mensual de ese equipo. Si tiene varios, haga la lectura el mismo día en todos y sume las cifras.
Una revisión completa al año, con las facturas de los doce meses, le da la cifra de referencia. Entre una revisión y otra basta con leer los contadores cada mes y compararlos con el mes anterior. Un salto de volumen sin explicación, como un área que duplica sus páginas, avisa antes de que llegue la siguiente compra de tóner. En un contrato de alquiler, el proveedor lee los contadores cada mes para facturar las páginas adicionales, de modo que el dato le llega sin trabajo de su parte.
Qué hacer con la cifra cuando la tenga
Mientras el gasto de impresión esté repartido en cinco cuentas, nadie responde por él. Cuando pasa a ser una sola línea del presupuesto, con valor mensual y costo por página, gerencia puede ponerle un tope y decidir con números propios entre seguir con equipos comprados o pasar a una mensualidad.
Si ya tiene su cifra, escríbanos por WhatsApp al +57 316 4986217 o al +57 321 9178112. Con su volumen de páginas y el número de equipos le preparamos una cotización sin costo para ponerla al lado de lo que gasta hoy.
