La factura del tóner muestra solo una parte de lo que cuesta imprimir en una empresa. El resto se reparte entre el papel, los repuestos, el técnico, el equipo parado y las horas de quien atiende cada falla, y como cada gasto llega por una vía distinta, casi nadie los suma.
Bajar el gasto empieza por medirlo. Con el costo por página a la vista aparecen tres palancas: qué se imprime, con qué equipos y quién opera esa flota. Las dos primeras se ajustan con una revisión y una política interna. La tercera cambia el modelo, porque en el alquiler de impresoras para empresas una sola mensualidad cubre el equipo con sus consumibles y su servicio técnico, y el gasto se sabe antes de que termine el mes.
¿Dónde está el costo de imprimir aparte del tóner?
El costo de imprimir se reparte en seis rubros, y la mayoría no aparece en ninguna cuenta llamada «impresión».
| Rubro | Dónde aparece | Por qué se pierde de vista |
|---|---|---|
| Tóner y cartuchos | Compras de consumibles | Se pagan cada vez que se acaban, sin una cifra mensual fija |
| Papel | Papelería y suministros | Va mezclado con el resto de la oficina |
| Mantenimiento y repuestos | Facturas de servicio técnico | Llegan cuando algo falla, sin una fecha fija |
| Fallas y equipo parado | En ninguna factura | Se pagan en trabajo detenido |
| Tiempo del personal | Nómina | Nadie lo asigna a la impresión, aunque incluye destapar atascos, pedir tóner y llamar al técnico |
| Equipo propio | Activos y depreciación | Se registró una sola vez, el día de la compra |
Los dos rubros más difíciles de ver son el equipo parado y el tiempo del personal, porque ninguno genera una factura. Una impresora detenida un martes por la mañana cuesta el trabajo que nadie pudo entregar.
¿Cómo se calcula el costo por página de su empresa?
El costo por página sale de dividir lo que la empresa gastó en impresión durante un mes entre las páginas que imprimió en ese mismo mes. Los datos ya existen en la empresa, solo hay que juntarlos.
- Anote el contador de páginas de cada impresora al inicio del mes y al final. La diferencia son las páginas impresas. Casi todos los equipos muestran el contador en el panel o en una hoja de configuración que sale del menú de la impresora.
- Sume lo pagado en el mes por tóner, papel, servicio técnico y repuestos. Si el equipo es propio, agregue una fracción mensual de su precio de compra.
- Calcule las horas que el personal dedicó a las impresoras y multiplíquelas por el costo de la hora de esas personas.
- Divida el total entre las páginas impresas.
Repita la cuenta durante tres meses antes de sacar conclusiones. El tóner se compra en momentos irregulares y un solo mes puede dar una cifra engañosa. La cuenta hecha por equipo muestra cuál cuesta más por cada página.
¿Qué equipos y hábitos de impresión encarecen la operación?
Encarecen la operación los equipos que no corresponden al volumen que se imprime y los hábitos que nadie definió como política. Ambos se corrigen sin cambiar de proveedor.
Equipos
Un equipo básico al que se le exige el volumen de una oficina completa gasta más consumibles y se daña más seguido. Un equipo grande para tres personas inmoviliza dinero que no se usa. Varias impresoras pequeñas repartidas por áreas multiplican los tipos de tóner y los puntos de falla.
Hábitos
Cuatro hábitos encarecen la impresión sin que nadie los haya decidido: imprimir a color lo que se lee en pantalla, imprimir por una sola cara, sacar copias en papel de documentos que ya están archivados y reimprimir por no revisar el documento antes. Una política escrita, con blanco y negro y doble cara por defecto, corrige los dos primeros. Los documentos que se imprimen solo para archivarlos pueden quedarse en formato digital desde el principio.
¿Cuánto cuesta cada falla de la impresora?
Cada falla cuesta más que la reparación, porque suma el tóner comprado de urgencia, la visita del técnico, el trabajo detenido y las horas de quien tiene que resolverla.
Cuando el equipo «no imprime» o aparece «sin conexión», alguien deja lo que hace para buscar al técnico, y con frecuencia ese alguien es el ingeniero de sistemas. Las impresoras tienen un hardware más complejo que el de un computador, y en la experiencia de Toner Depot a la mayoría de los ingenieros de sistemas les falta el conocimiento o las ganas de repararlas. Ese tiempo sale del área de sistemas o de un administrativo, y ninguno lo registra como gasto de impresión.
El mantenimiento preventivo de impresoras reduce las fallas porque limpia y ajusta piezas antes de que dejen de funcionar. En los equipos que atiende Toner Depot, un técnico los revisa todos los meses, el software lleva una hoja de vida por equipo para anticipar el desgaste y la respuesta técnica toma menos de cuatro horas. Comprar un equipo nuevo por una falla que tenía arreglo es un gasto que una revisión a tiempo evita.
¿Comprar, alquilar o tercerizar: cuál cuesta menos según el volumen?
Depende de cuántas páginas imprime la empresa y de cuánto cuesta atender sus equipos, y la forma de saberlo es comparar el costo por página propio contra lo que cobra cada modelo.
Con equipo propio, la empresa asume la compra, los consumibles, el técnico y las fallas. En el alquiler paga una mensualidad y el proveedor asume el equipo y su servicio. El outsourcing de impresión va más lejos, porque el proveedor opera toda la flota y reporta el consumo por usuario. Si la duda es solo entre comprar y alquilar, la comparación entre alquilar y comprar impresoras la resuelve con más detalle.
El cobro del alquiler es como el de un celular. Hay una mensualidad con páginas incluidas, que equivalen a los minutos del plan, y un costo por cada página adicional cuando se superan. En el modelo de Toner Depot la mensualidad incluye el equipo y su servicio técnico, con todos los consumibles, y la empresa solo pone el papel. El contrato es a un año y trae cláusula de salida, con un preaviso de un mes. Si la misma falla persiste tres veces, el equipo se cambia por uno de iguales o mejores características.
Toner Depot lleva 14 años operando este modelo, con más de 400 soluciones de impresión activas en el país. Cada técnico atiende un número reducido de equipos, y por eso el mantenimiento no se atrasa.
¿Por dónde empezar esta semana sin cambiar de proveedor?
Empiece por saber cuántos equipos tiene la empresa y cuántas páginas imprime cada uno, porque con esos datos se calcula lo que cuesta cada página y se decide lo demás.
- Haga un inventario con marca, modelo, área y antigüedad de cada equipo.
- Anote el contador de cada equipo hoy y dentro de un mes.
- Calcule el costo por página de cada equipo.
- Escriba una política corta con blanco y negro y doble cara por defecto y una lista de documentos que no se imprimen.
- Compare el costo por página propio con la cotización de un alquiler o de un outsourcing.
Con esos cinco pasos la empresa tiene una cifra propia para negociar, incluso si decide seguir con equipos propios.
Dudas al calcular y recortar el gasto de impresión
No hay una cifra única, porque depende del equipo, del tóner que use, del volumen y de lo que cuesta atenderlo. El precio de la resma es solo una parte. Para saber su costo, sume papel, consumibles, servicio técnico, equipo y horas de personal del mes, y divida entre las páginas impresas. Esa cuenta, hecha con sus propios contadores, sirve más que cualquier promedio que circule en internet.
Sí, baja el consumo de tóner de color y de papel en los documentos que se imprimen para leerlos y desecharlos. Déjelos como configuración por defecto en todos los computadores y cambie a color o a una sola cara cuando el documento lo exija. El ahorro depende de cuánto se imprimía a color y por una cara antes, y el contador del mes siguiente lo muestra.
Depende del equipo y de la calidad de la recarga, y la comparación se hace por costo por página, no por precio de la unidad. Un cartucho recargado sin control de calidad puede fallar y costar más que la diferencia de precio con uno nuevo. Toner Depot recarga más de 3.000 cartuchos al año y puede revisar con usted qué opción le sale mejor por página en cada equipo.
Al superar las páginas incluidas, paga un costo por cada página adicional, como los minutos extra de un plan de celular. Cuando imprime menos, el equipo puede cambiarse por uno de menor capacidad el mismo día o al siguiente, con un ajuste en la facturación. La cláusula de salida exige solo un preaviso de un mes.
Un recorte dura poco si nadie vuelve a mirar el gasto. El costo por página necesita una lectura mensual, con los contadores de cada equipo y la comparación contra el mes anterior, para que un alza se note cuando empieza y no al final del año. En las empresas grandes que atiende Toner Depot, el jefe puede seguir en un chat, en tiempo real, qué servicios se atienden y cuánto tardan.
Si quiere revisar cuánto le cuesta hoy cada página impresa y si un alquiler baja esa cifra, puede escribirnos por WhatsApp al +57 316 4986217. Escribir no lo compromete a nada.
