Versión 1.0  |  Fecha de vigencia: 2026-01-01

1. Identificación del responsable del tratamiento

Esta política de privacidad y tratamiento de datos personales es adoptada por Toner Depot SAS, con NIT 900503695-2,, domiciliada en la ciudad de Neiva, Huila, Colombia. El sitio web es tonerdepot.com.co y los canales de contacto habilitados son ventas@tonerdepot.com.co, +57 316 4986217 y +57 321 9178112.

2. Marco legal

Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia. Su propósito es informar a los titulares la forma en que Toner Depot SAS recolecta, almacena, usa, circula y suprime los datos personales que le son suministrados.

3. Definiciones

Para efectos de esta política se entiende por:

  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos. En este caso: Toner Depot SAS.
  • Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
  • Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, entre otras.
  • Aviso de privacidad: comunicación dirigida al titular para informarle sobre el tratamiento de sus datos.
  • Dato sensible: datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso puede generar discriminación.

4. Datos que recolectamos

Toner Depot SAS recolecta los datos personales que los titulares proporcionan directamente a través del sitio web, correo electrónico, WhatsApp, llamadas telefónicas, visitas presenciales o la ejecución de contratos de servicios. Los datos que pueden ser recolectados incluyen:

4.1 Datos de personas naturales y representantes de empresas:

  • Nombre completo
  • Número de identificación (CC, NIT, pasaporte)
  • Cargo y empresa a la que pertenece
  • Correo electrónico corporativo o personal
  • Número de teléfono celular o fijo
  • Ciudad y dirección

4.2 Datos generados por el uso del sitio web:

  • Dirección IP
  • Tipo de navegador y dispositivo
  • Páginas visitadas y tiempo de navegación
  • Datos de cookies, si el usuario las acepta

4.3 Datos relacionados con la prestación del servicio:

  • Información sobre equipos de oficina e impresión en las instalaciones del cliente
  • Volúmenes de uso registrados por el software de monitoreo de equipos
  • Historial de atenciones técnicas

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados por Toner Depot SAS son usados para:

  • Gestionar la relación comercial: cotizaciones, contratos, facturación y cobro.
  • Prestar los servicios contratados: outsourcing de impresión, alquiler de equipos, mantenimiento técnico, instalación de cámaras y redes, recarga de tóner y demás servicios del portafolio.
  • Enviar comunicaciones relacionadas con el estado de los equipos, servicios programados o novedades relevantes para el cliente.
  • Enviar información comercial sobre nuevos servicios, promociones o actualizaciones del portafolio, siempre que el titular haya autorizado esta finalidad.
  • Dar cumplimiento a obligaciones legales, tributarias y contables.
  • Mejorar la experiencia del usuario en el sitio web mediante el análisis de comportamiento de navegación.
  • Gestionar solicitudes, quejas, reclamos o peticiones de los titulares.

6. Derechos de los titulares

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Toner Depot SAS.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
  • Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
  • Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista una obligación legal o contractual que impida hacerlo.
  • Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. Procedimiento para ejercer derechos

El titular o su representante puede ejercer sus derechos enviando una solicitud escrita al correo ventas@tonerdepot.com.co, indicando:

  • Nombre completo y número de identificación.
  • Descripción clara de la solicitud (consulta, corrección, supresión, revocación).
  • Datos de contacto para recibir respuesta.

Toner Depot SAS responderá en los plazos establecidos por ley: diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos, prorrogables según la ley.

8. Transferencia y transmisión de datos

Toner Depot SAS puede compartir datos personales con terceros en los siguientes casos:

  • Proveedores de servicios tecnológicos, logísticos o administrativos que actúan como encargados del tratamiento bajo las instrucciones de Toner Depot SAS y con obligaciones contractuales de confidencialidad.
  • Autoridades públicas o judiciales, cuando así lo exija la ley colombiana.
  • Aliados estratégicos como Katún Corporation Inc. e Incihuila S.A. E.S.P., en la medida necesaria para la ejecución de los servicios.

En ningún caso Toner Depot SAS venderá los datos personales de sus clientes o usuarios a terceros con fines comerciales propios de esos terceros.

9. Medidas de seguridad

Toner Depot SAS implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida. Estas medidas incluyen restricción de acceso a bases de datos, uso de contraseñas y comunicaciones cifradas cuando aplican.

Ante cualquier incidente de seguridad que pueda afectar los datos de los titulares, Toner Depot SAS seguirá el procedimiento establecido por la ley e informará a los afectados y a la SIC cuando corresponda.

10. Cookies

El sitio web tonerdepot.com.co puede usar cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación y generar estadísticas de uso. El usuario puede configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto puede afectar algunas funciones del sitio.

11. Menores de edad

Toner Depot SAS no recolecta datos personales de menores de edad de forma intencionada. Si se detecta que un menor ha proporcionado datos sin autorización de sus padres o tutores, dichos datos serán eliminados.

12. Vigencia y modificaciones

Esta política entra en vigencia en la fecha indicada al inicio del documento. Toner Depot SAS se reserva el derecho de modificarla cuando lo considere necesario. Los cambios se publicarán en tonerdepot.com.co y, cuando aplique, se notificarán a los titulares por los canales disponibles.

13. Autoridad de control

Para mayor información sobre protección de datos personales en Colombia, puede consultar el sitio web de la Superintendencia de Industria y Comercio: www.sic.gov.co.

14. Contacto

Para ejercer derechos, resolver dudas o presentar solicitudes relacionadas con esta política:

  • Correo electrónico: ventas@tonerdepot.com.co
  • Teléfono: +57 316 4986217 / +57 321 9178112
  • Sitio web: tonerdepot.com.co
  • Ciudad: Neiva, Huila, Colombia