Dos propuestas de outsourcing de impresión con la misma tarifa por página pueden terminar costando muy distinto, y la diferencia aparece el día que un equipo falla. Lo habitual es comparar primero la tarifa, porque las cotizaciones la muestran en grande. El costo del contrato lo definen otras condiciones: cuánto tarda el técnico, qué pasa si la falla vuelve, quién repone el tóner y cómo sale su empresa del acuerdo si el servicio no cumple.
La mayoría de proveedores que aparecen al buscar el servicio en Colombia tienen sede en Bogotá y repiten las mismas condiciones de inversión inicial cero, pago por página y mantenimiento incluido. Las diferencias que afectan su presupuesto están en lo que cada contrato pone por escrito.
¿Qué incluye un contrato de outsourcing de impresión?
Un contrato de outsourcing de impresión reúne el equipo instalado, los consumibles, el mantenimiento y el servicio técnico en una sola mensualidad. El cobro se parece al plan de un celular. Usted paga una cuota fija con un número de páginas incluidas, igual que los minutos del plan, y cada página que imprima por encima de ese número tiene un costo adicional acordado en el contrato. Si un mes imprime menos, paga la cuota base.
En el outsourcing de impresión para empresas de Toner Depot, la mensualidad cubre el equipo instalado en red, el tóner, los repuestos, el mantenimiento preventivo mensual y el servicio técnico. Queda por fuera el papel.
Si todavía no decide entre tercerizar y tener equipos propios, antes de pedir cotizaciones revise cuándo sale mejor alquilar o comprar impresoras para su empresa.
¿Qué comparar entre dos propuestas de outsourcing?
Para comparar dos propuestas, haga las mismas preguntas por escrito a cada proveedor y revise las respuestas en el contrato, no en la presentación comercial.
| Variable | Qué preguntarle al proveedor | Señal de alerta |
|---|---|---|
| Páginas incluidas y página adicional | ¿Cuántas páginas cubre la mensualidad y cuánto vale cada página extra en blanco y negro y a color? | La propuesta solo muestra el valor de la mensualidad |
| Tiempo de respuesta técnica | ¿En cuántas horas llega el técnico después del reporte? | «Atención oportuna» sin horas escritas |
| Falla repetida | ¿Qué pasa si la misma falla vuelve varias veces? | El contrato solo habla de reparar |
| Reposición de consumibles | ¿Quién vigila el nivel de tóner y cuándo lo reponen? | Su empresa tiene que pedir el tóner cuando ya se acabó |
| Mantenimiento preventivo | ¿Cada cuánto revisan los equipos sin que haya falla? | Solo hay visitas cuando algo se daña |
| Reportes por equipo | ¿Qué información recibe su empresa sobre consumo y fallas de cada equipo? | No existe registro por equipo |
| Salida del contrato | ¿Qué preaviso exige y qué penalidad hay si termina antes? | Permanencia larga con multa por retirarse |
| Cartuchos usados | ¿Qué hacen con los consumibles agotados? | Ninguna respuesta concreta |
El tiempo de respuesta y la falla repetida pesan más que cualquier otra fila, porque un equipo parado detiene la facturación o la atención al público mientras llega el técnico.
En Toner Depot el técnico llega en menos de cuatro horas, y si la misma falla se presenta tres veces, cambiamos el equipo por uno de iguales o mejores características. Todos los equipos en campo reciben una revisión mensual y tienen una hoja de vida en nuestro software de seguimiento. Los clientes grandes siguen el avance de cada servicio por chat. Para los cartuchos usados tenemos convenio con Incihuila S.A. E.S.P., que se encarga de su disposición final. El contrato es a un año, y usted puede terminarlo con un mes de preaviso.
¿Qué pasa si su empresa tiene sedes fuera de las ciudades grandes?
Si su empresa tiene sedes lejos de las ciudades grandes, el tiempo de respuesta que promete el proveedor depende de la ciudad donde está el técnico. Un contrato puede decir cuatro horas y cumplirlas en Bogotá, mientras una sede en el Caquetá o en los Llanos puede esperar días porque el técnico tiene que viajar.
Pregunte si el proveedor tiene técnicos en la ciudad de cada sede y si el tiempo de respuesta del contrato aplica igual para todas. Si cambia según la sede, pida que quede escrito sede por sede.
En Toner Depot empezamos en Neiva y crecimos con nuestros clientes, que nos llevaron a otras ciudades. Hoy tenemos más de 400 soluciones de impresión activas en el país, con operación en el Vichada, el Guainía, Bogotá, Cali, Medellín e Ibagué, y más de 30 millones de hojas impresas al año en nuestros sistemas.
¿Cómo evaluar una promesa de ahorro?
Usted solo puede verificar una promesa de ahorro si antes sabe cuánto le cuesta imprimir hoy a su empresa. Varios proveedores anuncian porcentajes de ahorro fijos en sus páginas, pero ese número no dice nada sobre su caso sin un cálculo hecho con sus propios datos.
Pida que la propuesta parta de su costo por página actual. Para calcularlo, el proveedor necesita los contadores de sus equipos, lo que su empresa gasta en tóner, repuestos y visitas técnicas, y el tiempo que su personal dedica a atender fallas. Si un proveedor ofrece un porcentaje antes de revisar un solo contador, está vendiendo una cifra genérica.
Con las facturas de los últimos meses y la lectura de los contadores puede sacar ese costo por página usted mismo, que es el primer paso para reducir los costos de impresión de su empresa con o sin proveedor externo.
¿Cómo saber si el volumen de su empresa justifica tercerizar?
El volumen justifica el outsourcing cuando la empresa imprime todos los meses y alguien de su personal dedica horas a comprar tóner, llamar al técnico y esperar a que la impresora vuelva a funcionar. La regularidad pesa más que el tamaño de la empresa. Un solo equipo es suficiente para empezar, y una oficina pequeña que imprime a diario le saca más provecho al modelo que una empresa grande que imprime por temporadas.
Antes de cotizar, saque el promedio de páginas de los últimos tres a seis meses. Ese número le dice qué plan pedir. Si no tiene claro cuánto imprime ni cuánto le cuesta, empiece por revisar cuánto gasta su empresa en impresión y en qué rubros se va ese dinero.
Dudas antes de firmar un contrato de outsourcing de impresión
No existe un precio único. El valor depende del volumen de páginas que su empresa imprime al mes, del tipo de equipo (blanco y negro, color, multifuncional o fotocopiadora) y del número de sedes. Desconfíe del proveedor que le da una cifra sin saber su volumen, porque va a tener que ajustarla después. En Toner Depot el costo queda acordado antes de instalar el equipo, y la cotización es gratuita.
Paga la mensualidad base y no tiene penalidad. Pasa lo mismo que con un plan de celular, donde la factura no cambia si usted no gasta todos los minutos. Si imprime por debajo del plan varios meses seguidos, el plan quedó grande para su consumo. Al negociar, pregunte si el contrato permite ajustar las páginas incluidas cuando el volumen baja, y pida que el plan inicial parta del promedio de sus contadores.
Depende de la cláusula de salida, y por eso hay que leerla con cuidado. Algunos contratos de outsourcing exigen permanencia y cobran multa si la empresa se retira antes de tiempo. En Toner Depot los contratos son a un año, y si el servicio no es lo que usted esperaba, puede terminarlo con un mes de preaviso y sin multa. Ese mes le da tiempo para conseguir otro proveedor sin quedarse sin equipos.
En los contratos de Toner Depot, no. El papel lo pone su empresa, y el resto va dentro de la mensualidad: equipo, tóner, repuestos, mantenimiento preventivo y servicio técnico. Confirme este punto con cada proveedor. Si una propuesta incluye papel y la otra no, sume el papel a la segunda antes de poner las dos mensualidades lado a lado. En una empresa que imprime miles de hojas al mes, esa diferencia cambia la cuenta final.
La prueba que puede hacerle a cualquier proveedor
La forma más rápida de poner a prueba a un proveedor es enviarle la tabla de preguntas y leer cómo responde. Un proveedor que contesta cada fila por escrito y con números va a firmar un contrato con ese mismo detalle. Si responde con frases generales, espere lo mismo el día que un equipo se dañe.
Si quiere que revisemos el volumen de su empresa y le digamos qué plan necesita, escríbanos por WhatsApp al +57 316 4986217 o al +57 321 9178112. La cotización no tiene costo y la recibe antes de firmar cualquier documento.
